La gestión de todos los contenidos (documentos, redes sociales, correos electrónicos, información contable y hasta de producción) es un desafío tanto para profesionales de TI como para dueños de negocios.
Ahora que los datos han inundado todos los rincones del entorno corporativo, los desafíos se multiplican.
En México, las grandes organizaciones reconocen cada vez más que necesitan ampliar el alcance de sus estrategias de ECM (Enterprise Content Management) para incluir una participación más directa en la optimización de estos sistemas.
Hay consenso en que los usos y ventajas de ECM garantizan las mejores alternativas para lograr un alto nivel de rendimiento, fiabilidad y seguridad en la gestión documental.
Una visión más amplia sobre la digitalización de documentos y gestión documental es todavía algo nuevo para muchos tomadores de decisiones, que hoy requieren tener mayor control de la información corporativa.
La gran mayoría de las organizaciones mexicanas admiten abiertamente que no saben exactamente cuáles son los desafíos que les esperan en este terreno.
Para proteger tus inversiones, podrías tratar de entender 3 retos fundamentales que requieren soluciones:
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Gobernabilidad de la Información
Los métodos tradicionales de gestión de registros se han quedado atrás.
Las plataformas de software son cada vez más robustas y, paradójicamente, más flexibles en términos de movilidad y accesibilidad.
Con una gama tan diversa de recursos digitales para la gestión del negocio son necesarias soluciones especializadas de gestión para asegurar que la información confidencial no vaya a parar al lugar equivocado. ¿El ECM asegura la consistencia y la calidad de cada nivel de seguridad? Para la mayoría de los especialistas la respuesta es sí.
Muchas empresas apenas se están dando cuenta en México de la importancia de contar con políticas y plataformas para controlar, administrar y asegurar la información, asegura Andrés Aldama, Socio de Asesoría en Tecnologías de la Información de la consultora internacional KPMG.
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Control de las actualizaciones y migraciones
Las implementaciones de software empresarial ya no son a largo plazo, como hace apenas 10 años.
Hay cambios frecuentes que obligan a nuevos procesos y el ECM debe garantizar la seguridad y el aumento del rendimiento cualquiera sea la plataforma de gestión utilizada.
De hecho, ahora que la computación en la nube es considerada la solución más viable para la utilización de software, más organizaciones están operando fuera de sus instalaciones físicas, lo que representa un territorio inexplorado para muchos departamentos de tecnología y áreas financieras.
A mayor cantidad de implementaciones, aplicaciones y actualizaciones, mayor es la necesidad de controlar el flujo en todos los terrenos de operación.
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Mejorar el rendimiento de la información
No alcanza con recibir, acceder y generar más datos todos los días.
La optimización y nivel de mejora continua debe ser aplicado a entornos de un ECM, con el fin de generar consistencia en todas las inversiones.
Las bases de datos van a crecer mucho en los próximos años y las organizaciones necesitan que se tenga una buena gestión de esos grandes volúmenes.
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