Muchas organizaciones no saben hoy responder a estas simples preguntas:
- ¿Cuántas impresoras adecuadas para el uso empresarial tienen?
- ¿Cuántas impresoras multifuncionales están utilizando sus empleados?
- ¿Qué cantidad de dinero se gastan al mes con cada equipo?
- ¿Qué cantidad de dinero se gastan al mes en papel e insumos?
- ¿Cuánto cuesta mantenerlos y operarlos, en dinero y horas/hombre
Las impresoras más pequeñas son, a menudo, más caras de operar que sus contrapartes más grandes y más nuevas.
Con el paso del tiempo, los costos de reparación y mantenimiento de algunas impresoras aumentan.
Sin embargo, 38 por ciento de las organizaciones medianas, a nivel mundial, que respondieron a una encuesta de la consultora Gartner, dijeron que cambian sus impresoras cada cinco años.
Un gran número y variedad de modelos de múltiples proveedores pueden dar lugar a otros niveles de servicio.
La convergencia tecnológica entre las impresoras y fotocopiadoras se ha sumado a la complejidad.
Los fabricantes de impresoras han evolucionado mucho y sus impresoras multifuncionales añaden las funciones de copia, fax, envío de correo electrónico y escaneo.
Con dos unidades de negocio internas de abastecimiento y suministro de tecnología casi idénticas (operaciones y sistemas), muchas veces los costos y las capacidades están duplicados.
Por eso se crearon sistemas llamados Managed Print Services (MPS), capaz de ayudar a las organizaciones de todo tipo y tamaños en el desarrollo e imp
lementación de una estrategia de impresión y copia eficaz que ofrecen:
- Mayor visibilidad y control sobre el servicio
- Mayor satisfacción del usuario
- Mejor productividad de las impresiones
- Reducciones significativas de costos
- Beneficios ambientales
Un sistema de estas características recomienda la impresión óptima y una solución de copia para cada organización, basada en las mejores prácticas de la industria y en normas internacionales de ahorro.
Pero, además, esta tecnología despliega una solución personalizada, donde lo que cada empresa paga se basa únicamente en el uso de dispositivos, sin inversión de capital inicial ni compra de equipos.
Los dispositivos existentes, en su caso, también se incorporan a la solución.
El MPS garantiza también la existencia de todos los insumos necesarios, la reparación permanente de cualquier falla y el servicio de mantenimiento y soporte que corresponde a cada equipo.
La plataforma MPS se controla digitalmente, lo cual permite reunir información detallada para la facturación basada en el uso y asegurar la existencia insumos, tales como tóner y fotoconductores.
Otra ventaja del sistema es que proporciona un único punto de contacto entre soporte técnico y el usuario.
Por: Manuel Corti
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